5 controles básicos para el manejo eficiente y rentable de su clínica

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En octubre 2, 2020 8:39 pm

Mientras completaba su preparación en la universidad y/o estudiaba su especialización, comprobó en carne propia que ser un buen médico significa ser capaz de dar lo mejor de sí mismo por y para sus pacientes, conlleva la búsqueda incansable de la excelencia y, en suma, significa ser esperanza en medio del sufrimiento.

Así, enfocados en brindarle una atención integral a sus pacientes, es lógico que muchos profesionales de la salud como usted se demoren en tomar consciencia de que su consultorio es, desde el punto de vista económico, una empresa y como tal debe ser manejado.

Y por eso podemos asegurarle que, en muchos sentidos, hoy en día ser un buen médico también le demanda ser un buen administrador frente a un mercado en constante cambio. Entonces, tiene dos opciones: contratar el apoyo de un asesor profesional o hacerlo usted mismo.

Después de leer esta última idea es muy probable que usted piense: “una de las muchas razones por las que estudié Medicina es porque no me gustan los números”; o “aunque me gustan los números y soy bueno con ellos, no tengo tiempo para eso”.

Entonces, es común que la mayoría de médicos solo planifiquen algunos aspectos financieros iniciales de la apertura de sus clínicas; pero esta gestión es un viaje y no una solución rápida.

En primer lugar, para comenzar a ordenar las finanzas de su ejercicio profesional debe tener bien definidos:

  1. Su presupuesto de inversiones en forma mensual y anual, su presupuesto de gastos de operación y de sus ingresos (mensuales/anuales).
  2. Sus metas: ¿qué quiere lograr en uno, tres o cinco años? Algunas de ellas podrían ser: aumentar su número de pacientes o sus ingresos en un porcentaje específico, darle más visibilidad a su trabajo, trasladarse a un mejor consultorio, ampliar la variedad de sus servicios, etc. De ese modo podrá advertir con mayor claridad si sus gastos, ingresos e inversiones están o no bien encaminados.

Justamente, el control administrativo es el proceso continuo que le permite garantizar que su trabajo se ajuste a lo que usted mismo ha proyectado, es decir, sirve para monitorear la eficacia de su desempeño y, en consecuencia, le facilitará la aplicación de medidas correctivas cuando sea necesario. En suma, el control administrativo es lo que le permitirá asegurarse de que está avanzando adecuadamente hacia sus metas y que está usando sus recursos de la mejor forma posible.

A continuación, le compartimos 5 formatos o tablas, sencillas y fáciles de manejar, que puede completar con información básica, a fin de controlar que su consultorio funcione de forma más eficiente y rentable.

1-Lleve un control de sus inversiones en mobiliario, equipo e instrumental año con año.

Y en caso de que su especialidad lo amerite, también puede incluir la adquisición de materiales. Así podrá analizarlas y verificar si en realidad cumplen lo planificado.

No.ConceptoProyectada $Realizada $Diferencia $Justificación
 Nombre del mobiliario, equipo e instrumental que proyectó adquirir en su planificación anual.Monto que se planificó comprar.Indicación de lo que realmente se adquirió.Especificar si la diferencia fue positiva o negativa, si lo adquirido fue menor o mayor a lo proyectado.Exposición de las razones de la diferencia indicada en la columna anterior.

2- Maneje un control de los egresos en relación a la gestión del talento humano, para constatar que mantuvo/contrató al personal planificado y que realizó las inversiones adecuadas en este rubro.

No.Nombre del puestoProyectado $Realizado $Diferencia $Justificación
  Monto de los salarios, prestaciones y beneficios que se planificaron para cada puesto.Indicación de lo que realmente se canceló.Especificar si la diferencia fue positiva o negativa, si lo gastado fue menor o mayor a lo proyectado.Exposición de las razones de la diferencia indicada en la columna anterior.

3- Controle los gastos administrativos de forma global.

No.ConceptoProyectada $Realizada $Diferencia $Justificación
 Algunos de los gastos a considerar pueden ser: Depósito de alquilerAlquilerServicios básicos: agua, luz, teléfono, cable, internet, etc.SalariosBonificaciones anualesAguinaldosIndemnizacionesOtras prestacionesAFPISSSVacacionesPapelería generalPapelería fiscalDiseño, marketing y publicidad.Impuestos municipalesRepuestos y manteamiento de equiposCapacitacionesUniformesEtc.Monto que se planificó gastar.Indicación de lo que realmente se gastó.Especificar si la diferencia fue positiva o negativa, si lo gastado fue menor o mayor a lo proyectado.Exposición de las razones de la diferencia indicada en la columna anterior.

4- Maneje un control de ingresos que le ayudará a evaluar si cumplió con las metas proyectadas:

MesProyectado $Alcanzado $Diferencia $Justificación
 Monto que se proyectó alcanzar.Indicación de lo que realmente se logró.Especificar si la diferencia fue positiva o negativa, si lo ganado fue mayor o menor a lo proyectado.Exposición de las razones de la diferencia indicada en la columna anterior.

5- Y para tener una visión total del rendimiento económico de su clínica, utilice el estado de resultados:

ConceptoEnero $Febrero $Marzo $Abril $…
Ingresos reales alcanzados.    
(-) Gastos reales    
= Utilidad neta real:    
Utilidad neta que se había proyectado alcanzar.    
Diferencia: si fue positiva o negativa, si la utilidad alcanzada fue mayor o menor a la proyectada.    
Justificación: razones de la diferencia anterior.    

Comprender la situación financiera de su clínica es crucial. Ciertamente, un asesor profesional le ayudará a generar los datos precisos y le brindará una interpretación de los mismos. Pero usted debe desarrollar el criterio para comunicarse de mejor manera con él/ella y, sobre todo, para opinar y tomar decisiones oportunas para administrar los ingresos generados con tanto trabajo, reducir costos e invertir. Esta tarea no puede delegarla en nadie más. Así que, procure aprender lo más que pueda del experto que le acompañe.

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